CHARTE DE CONSTITUTION

ASSOCIATION DE CITOYENS DE LAVAL-SUR-LE-LAC


LA CHARTE

Une charte constituant L’Association de Citoyens de Laval-sur-le-Lac a été demandée au Ministre de la Consommation et des Corporations et a été accordée le 27 mai 1985, par lettres patentes en vertu des dispositions de la Partie II  de la loi sur les corporations canadiennes. Ainsi toute personne qui est ou deviendra membre de la compagnie ainsi créée, constitue  une personne morale et politique sous la dénomination de Association de Citoyens de Laval-sur-le-Lac.


RÈGLEMENTS

SCEAU DE LA COMPAGNIE

1. Le sceau qui paraît dans la marge est le sceau de l’Association de Citoyens de Laval-sur-le-Lac.

MEMBRES

2. Seules les personnes intéressées à promouvoir les buts de la compagnie peuvent faire partie de celle-ci et leur candidature doit être approuvée par le conseil d'administration de la compagnie.

3. Les membres n'ont pas de droits ou de cotisation à payer, à moins que le conseil d'administration n'en décide autrement.

4. Un membre peut se retirer de la compagnie en le lui signifiant par écrit et en envoyant une copie de ce document au secrétaire de la compagnie.

5. Une personne peut perdre sa qualité de membre si les trois-quarts (3/4) des membres réunis en assemblée annuelle votent en ce sens.

 

SIEGE SOCIAL

6. Le siège social de la compagnie est situé dans la Ville de Laval, Province de Québec.

 

CONSEIL D'ADMINISTRATION

7. Les biens et les affaires de la compagnie sont administrés par un conseil de 8 administrateurs dont 5 constituent un quorum. Dans la documentation sur la compagnie, le Conseil d’administration peut être appelé Conseil des Gouverneurs.

Une résolution du conseil d’administration a été adoptée le 31 octobre 2007 pour porter le nombre d’administrateurs à 9 dont 6 constituent quorum.

8. Les personnes qui ont demandé la constitution en compagnie deviennent les premiers administrateurs de la compagnie pour un mandat s'étendant jusqu'à la première assemblée des membres qui doit se tenir dans les 18 mois qui suivent la constitution en Corporation.

9. Les successeurs des premiers administrateurs sont élus pour deux ans par les membres réunis en assemblée annuelle.

10. Au cours de la première réunion des membres, le conseil d'administration alors élu doit remplacer les administrateurs nommés dans les lettres patentes de la Compagnie comme il est dit en 8 ci-dessus.

11. Il y a automatiquement vacance à un poste d'administrateur si:

a) Un administrateur se désiste de ses fonctions en donnant un avis écrit au secrétaire de la compagnie;

b) Il est reconnu dément ou perd la raison;

c) Il fait faillite, suspend ses paiements ou transige avec ses créanciers;

d) Lors d'une assemblée générale  spéciale des membres, il est adopté, par la majorité des membres présents, une résolution visant à lui retirer sa charge;

c) Il décède;

Advenant l'un des cas susmentionnés, le conseil d'administration peut par vote à la majorité, nommer un membre de la compagnie au poste vacant.

12. Les réunions du conseil d'administration peuvent être tenues au moment et à l'endroit déterminé par les administrateurs pourvu que chacun d'entre eux en reçoive un préavis écrit de sept (7) jours francs et qu'il se tienne au moins une (1) réunion de conseil par année. Aucune erreur ou omission dans le préavis donné pour une réunion ou l'ajournement d'une réunion du conseil d’administration n’annulera ladite réunion ou les mesures qui y auront été  prises, et un administrateur peut, en tout temps renoncer au préavis et ratifier, approuver ou confirmer les mesures prises ou adoptées à ladite réunion.

13. Les administrateurs et les membres du comité exécutif ne doivent pas toucher, à ce titre, une rémunération fixe mais le conseil d'administration peut adopter une résolution visant à payer les dépenses normales ou spéciales du conseil d’administration. Rien dans les présents règlements ne doit empêcher un administrateur d’agir à titre de dirigeant de la compagnie ou à un autre titre et d'être indemnisé pour cela. Un administrateur ne doit recevoir aucune rémunération à ce titre ni retirer, directement ou indirectement un profit de sa charge en soi, pourvu que lui soient payées les dépenses raisonnables qu’il fait dans l'exercice de ses fonctions et pourvu que, s’il fait partie d'une firme faisant elle-même des affaires ou rendant des services professionnels, il puisse faire appel à ses ressources et se faire payer les honoraires et frais reliés aux services professionnels qu’il aura rendus concernant l’administration des affaires de la compagnie. Sous réserve de ce qui est prévu à l'article 98 de la Loi sur les corporations canadiennes, tout administrateur qui, sous quelque forme que ce soit, est intéressé directement ou indirectement dans un contrat ou projet de contrat avec la compagnie, est tenu de faire connaître son intérêt à une réunion des administrateurs de la compagnie.

14. Un administrateur sortant demeure en fonction jusqu’à la clôture ou l’ajournement de la réunion au cours de laquelle son départ en retraite est approuvé et son successeur élu. Un administrateur demeure en fonction jusqu’à la date de la réunion annuelle des membres suivant son élection ou sa nomination.

15. Le conseil d'administration peut nommer des représentants et embaucher des employés s'il l'estime à l'occasion nécessaire, et ces personnes jouiront de l'autorité et rempliront les fonctions qui leur auront été dévolues par le conseil d'administration au moment de leur nomination.

16. Le conseil d'administration fixe, par résolution, la rémunération de tous les dirigeants, agents et employés de la compagnie et celle des membres du comité exécutif. Ladite résolution est en vigueur jusqu'à la réunion suivante des membres où elle est alors confirmée par ceux-ci ou, si elle n'est pas confirmée, les rémunérations convenues cessent d’être payables à compter de la date de  ladite réunion.

 

INDEMNISATION DES ADMINISTRATEURS ET AUTRES

17. Un administrateur ou un dirigeant de la compagnie ou une personne qui a pris ou va prendre des engagements au nom de la compagnie ou d'une compagnie contrôlée par elle, de même que ses héritiers, exécuteurs, administrateurs, et biens immeubles et meubles, dans cet ordre, sont au besoin et en tout temps tenus indemnes et à couvert, à même les fonds de la compagnie:

  1. De tous frais, chargés et dépenses quelconques que cet administrateur, dirigeant ou personne supporte ou subit au cours ou à l’occasion d'une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison d’actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l'exercice et pour l’exécution de ses fonctions ou touchant auxdits engagements; et
  2. De tous autres frais, charges et dépenses qu'il supporte ou subit au cours ou à l'occasion des affaires de la compagnie ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

 

CONSEIL DE DIRECTION (COMITÉ EXECUTIF)

18. Le conseil d'administration peut prévoir la création d'un conseil de direction composé de 3 personnes nommées par les administrateurs et qui exercera les pouvoirs que lui donnera le conseil d'administration. Ce dernier peut révoquer tout membre à la majorité des voix.

19. Le conseil de direction peut tenir des réunions à la date et au lieu fixé par ses membres à condition qu'un avis écrit à cet effet ait été envoyé quarante-huit (48) heures à l’avance, à chacun de ses membres. Ces derniers constituent le quorum. Aucune erreur ou omission dans l’envoi de l’avis de convocation ou d’ajournement d’une réunion du conseil de direction n’annulera ladite réunion ou l’une quelconque des délibérations qui y ont été prises, et tout membre du conseil peut renoncer n’importe quand au droit de recevoir un avis de convocation d’une réunion de ce genre, et ratifier, approuver et confirmer l’une ou toutes les délibérations qui y ont été prises.

 

POUVOIRS DES ADMINISTRATEURS

20. Les administrateurs de la compagnie ont plein pouvoir pour gérer les affaires internes de la compagnie, passer ou faire passer, au nom de celle-ci, toute espèce de contrat que la loi lui permet de conclure et, sous réserve des prescriptions ci-après, exercer en général tous les pouvoirs et prendre toutes les mesures que la charte ou tout autre règlement de la compagnie lui permet.

21. Les administrateurs peuvent à l'occasion autoriser des dépenses au nom de la compagnie et permettre par résolution à un ou plusieurs dirigeants d'engager des employés et de leur verser un traitement. Les administrateurs peuvent en outre engager des dépenses visant à promouvoir les objectifs de la compagnie. Ils ont le droit de conclure un contrat fiduciaire avec une compagnie de fiducie afin de créer un fonds de fiducie dont le capital et l'intérêt pourront servir à promouvoir les intérêts de la compagnie conformément aux conditions établies par le conseil d’administration.

22. Le conseil d'administration peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à la compagnie d'acquérir, d'accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, présents, règlements et dons de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs de la compagnie.

 

MEMBRES DU BUREAU

23. Le bureau de la compagnie comprend les postes de président, vice-président, secrétaire et trésorier et tout autre poste que le conseil d'administration peut prévoir dans ses règlements y compris, mais sans limiter ce qui précède celui de secrétaire de direction. Une même personne peut cumuler deux postes.

24. Le président sera élu lors de l’assemblée annuelle des membres. Les autres membres du bureau seront nommés par résolution du conseil d'administration, lors de sa première assemblée suivant l'assemblée annuelle des membres. Les membres du bureau sont élus pour deux ans à compter de la date de nomination ou d'élection ou jusqu'à l'élection ou la nomination de leurs remplaçants.

 

FONCTIONS DES  MEMBRES DU BUREAU

26. Tous les membres doivent faire partie du conseil d'administration de la compagnie; ils doivent être démis de leurs fonctions s'ils ne font plus partie ou s'ils sont révoqués par la majorité du conseil.

27. Le président est le premier cadre de la compagnie. Il doit présider toutes les assemblées de la compagnie et du conseil d’administration. Il est directement responsable de la gestion des affaires internes de la compagnie et doit veiller à l'application de tous les ordres et de toutes les résolutions du conseil.

28. Le vice-président doit, en cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le remplacer en exerçant ses pouvoirs et exécuter les autres fonctions que lui assignera à l’occasion le conseil d’administration.

29. Le trésorier doit avoir la garde des fonds et des valeurs mobilières de la compagnie et tenir une comptabilité exacte et complète de tous les actifs, passifs, recettes et débours de la compagnie dans des registres prévus à cet effet et déposer tous les fonds, valeurs mobilières et autres effets de valeur au crédit de la compagnie dans une banque à charte ou une compagnie de fiducie, ou caisse populaire ou toute autre institution financière reconnue ou, dans le cas de valeurs mobilières, les confier à ou courtier en valeurs mobilières dûment enregistré que lui désignera le conseil. Il doit dépenser les fonds de la compagnie à la demande de l'autorité compétente en émettant les pièces justificatives appropriées et rendre au président et aux administrateurs, lors de l’assemblée ordinaire du Conseil lorsqu’ils l’exigent, un compte de toutes les transactions et un bilan de la situation financière de la compagnie. Il doit aussi exécuter toute autre fonction que lui assignera le conseil d'administration.

30. Le conseil d’administration peut autoriser le secrétaire de direction par résolution, à s’occuper de façon générale des affaires internes de la compagnie sous la surveillance des membres de son bureau; le secrétaire de direction doit assister à toutes les réunions, y agir comme secrétaire et enregistrer tous les procès-verbaux dans les livres prévus à cet effet. Il doit donner ou faire donner des avis de convocation de toutes les assemblées des sociétaires et du conseil d'administration et exécuter toute autre fonction que pourra lui assigner le conseil d'administration ou le président dont il relèvera d'ailleurs. Il est chargé de la garde du sceau de la compagnie qu'il livrera uniquement lorsque le conseil d'administration l'en autorisera par résolution, aux personnes mentionnées dans la résolution.

31 Tous les autres membres du bureau doivent remplir les fonctions qu'exigent leur mandat ou le conseil d'administration.

 

SOUSCRIPTION DE DOCUMENTS

32 Les contrats, documents ou tout acte exigeant la signature de la compagnie seront signés par deux membres du bureau et engagent, une fois signés, la compagnie sans autres formalités. Les administrateurs seront autorisés, à l'occasion par résolution, à nommer un ou plusieurs membres au nom de la compagnie pour signer certains contrats, documents et actes. Le conseil d'administration peut autoriser un courtier enregistré en valeurs mobilières à agir comme son fondé de pouvoir en vue de transférer et d'arrêter des titres, des obligations et toute autre valeur mobilière de la compagnie. Le sceau de la compagnie peut être apposé au besoin sur des contrats, documents et actes signés par un ou plusieurs membres du bureau nommés par résolution du conseil d'administration.

 

ASSEMBLÉES

33. L'assemblée annuelle ou toute autre assemblée générale des membres doit avoir lieu au siège social de la compagnie ou en tout autre lieu et date que peuvent fixer les administrateurs.

34. Outre l’étude des autres points de l'ordre du jour, chaque assemblée annuelle doit servir à l'examen des états financiers et des rapports des administrateurs et des vérificateurs, et à la nomination de ces derniers et à  l'élection du conseil d’administration pour l'année suivante. Les membres peuvent examiner toute question spéciale ou générale au cours des assemblées. Le conseil d'administration, le président ou le vice-président sont autorisés à convoquer n'importe quand une assemblée générale des membres.

35. Un avis de convocation à une assemblée annuelle ou générale extraordinaire doit être envoyé à tous les membres, quatorze jours à l'avance. Les membres présents à l’'assemblée constituent le quorum. Chaque membre présent  dispose d'une voix, lors de l'assemblée.

36. Aucune erreur ou omission dans l'envoi de l'avis de convocation ou d'ajournement d'une assemblée annuelle ou générale des membres n'annule ladite assemblée ni les délibérations qu’y ont été faites, et tout membre peut renoncer n'importe quand au droit de recevoir un tel avis et peut ratifier, approuver et confirmer l'une ou toutes les délibérations qui y ont été faites. Les membres, administrateurs ou dirigeants recevront l'avis de convocation ou d'ajournement d'une assemblée à leur dernière adresse figurant dans les livres de la compagnie.

 

PROCES VERBAUX DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ET DES

CONSEILS DE DIRECTION

37. Les membres ne peuvent consulter les procès-verbaux du conseil d’administration ou du conseil de direction; chaque administrateur doit par contre en recevoir une copie.

 

VOTE DES MEMBRES

38. Sauf disposition à l’effet  contraire des statuts ou règlements, les membres doivent, lors, des réunions, trancher chaque question à la majorité des voix.

 

EXERCICE FINANCIER

39. Sauf indication à l'effet contraire du conseil d’administration, l'exercice financier de la compagnie prend fin le 30 août de chaque année.

Cependant, par décision du conseil d’administration depuis 2004, l’exercice financier se termine le 31 décembre de chaque année.

40. Le conseil d'administration peut nommer des comités dont le mandat des membres prendra fin lorsqu'il le décidera.

 

MODIFICATION DES RÈGLEMENTS

41. Les règlements de la compagnie peuvent être révoqués ou modifiés par voie de règlement adopté par la majorité des administrateurs lors d'une assemblée du conseil, et sanctionné au moins par les deux tiers des membres lors d'une assemblée dûment convoquée dans le but d'examiner lesdits règlements, à condition que l'adoption, la révocation ou la modification desdits règlements n’entre pas en vigueur avant son approbation par le Ministre de la Consommation et des Corporations.

 

VÉRIFICATEURS

42. Lors de chaque assemblée annuelle, les membres nomment un vérificateur qui reste en fonctions jusqu’à l'assemblée annuelle suivante, à condition que les administrateurs puissent pourvoir à toute vacance qui se produit fortuitement au poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur est fixée par le conseil.

 

REGISTRES

43. Les administrateurs doivent veiller à la tenue de tous les registres de la compagnie prévus par les règlements de la compagnie ou toute loi applicable.

 

RÈGLEMENTS

44. Le Conseil d'administration peut établir des règlements compatibles avec ceux concernant la gestion et le fonctionnement de la compagnie et qu'il juge utiles, à condition que ces règlements n'aient d'effet que jusqu'à l'assemblée annuelle suivante des membres et s'ils ne sont pas ratifiés à cette assemblée, ils cessent, à ce moment-là d'être applicables.

 

INTERPRÉTATION

45. Dans les présents règlements et dans tous les autres que la compagnie adoptera par la suite, sauf si le contexte prévoit le contraire, les termes au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon le cas, et vice versa, et les renvois aux personnes comprennent les entreprises et les compagnies.

 

En Foi de Quoi, nous soussignés, à LAVAL, Province de Québec, le 27ième jour de mai 1985.

Paul Duranceau

Fernand R. Bibeau

Bernard Champagne

Claude Bourgie-Bovet

Claude Bastien

John Barter