PROCÈS-VERBAL
CONSEIL D’ADMINISTRATION de L’Association de citoyens de Laval-sur-le-Lac
Mercredi le 2 Mars 2022 – 20h00/ 22h00
SONT PRÉSENTS; Robert Bibeau, François Bovet, Marco Santoriello, Dominic Bergeron, Émilie Caussignac, Guillaume LaBrèque, Francois- Hughes Liberge.
- Ouverture de la réunion;Le président procède à l’ouverture de l’assemblée en souhaitant la bienvenue à tous.
- Prise de présences et vérification du quorum;Le quorum est constaté car au départ de la réunion 8 membres du conseil sont présents. Monsieur Francois-Hughes Liberge s’est joint par la suite.
- Adoption de l’ordre du jour;Il est demandé par Monsieur François Bovet d’adopter l’ordre du jour et s’il y avait d’autres points à ajouter à celui-ci. Aucun autre point n’est ajouté à l’ordre du jour, par conséquent Monsieur Dominic Bergeron propose l’adoption de celui-ci et Monsieur Robert Bibeau seconde. Adopté.
- Retour sur le conseil procès-verbal du 15 novembre dernier; 4.1 Approbation du procès-verbal.Le président demande si les administrateurs ont pris connaissance du procès-verbal qui leur avait préalablement été acheminé et si celui-ci pouvait être approuvé. Tous confirment dans l’affirmative. C’est alors que Monsieur Fernand Bibeau propose l’adoption du procès-verbal secondé par Monsieur Marco Santoriello. Adopté
- REM; 5.1 Compte rendu de la rencontre du ler février avec l’équipe du REM.Monsieur François Bovet Bovet fait le compte rendu de la rencontre qui a eu lieu le ler février 2022 avec l’équipe du REM .
Étaient présents; Mme Judith Gendron, Conseillère Relation avec la communauté au REM, Monsieur Pelletier, Mme Marie-Michèle Paule de CDPQ Infra. Monsieur Rami Gayar Ingénieur, Madame Elise Beauregard et son adjointe Andréanne du groupe ELBC d’architecture de paysage, intégration urbaine. Monsieur Robert Bibeau et Madame Johanne Boivin de l’Association-de-Citoyens-de-Laval-sur-le-Lac.
Il explique que le REM a présenté la firme ELBC ci-haut mentionnée qui a été mandatée afin d’optimiser la stratégie de végétation dans certains secteurs pour favoriser une intégration harmonieuse des infrastructures notamment dans le secteur des rues Les Cèdres et l’intersection des rues Les Érables et Les Peupliers.
Monsieur Bovet en profite pour demander à Madame Johanne Boivin de faire suivre la documentation reçue, lors de cette rencontre, aux administrateurs du conseil d’administration avant de poursuivre.
Il explique que cette présentation s’est effectuée par analyse sectorielle d’impact visuelle avec schémas et présentations des aménagements prévus et qu’elle prévoyait une bonification des aménagements avec des plantes grimpantes, des haies de cèdres et des arbres replantés. La présentation démontre l’ensemencement hydraulique des talus, la plantation d’arbustes feuillues et graminées tout cela à l’état mature dans quinze ou vingt ans!
Monsieur Bovet explique qu’il a exprimé ardemment sa préoccupation quant au drainage du sol et que l’Association des citoyens de Laval-sur-le-Lac n’accepterait, sous aucune condition, que des haies de 5 ‘ soient replantées à coté des haies de 10 à 15 ‘ .
Il insistera également que les haies soient enlignées afin que toutes les clôtures soient positionnées derrière les haies pour une homogénéité.
Monsieur Bovet dit être ravi qu’une bonification soit prévue mais en mème temps déçu du fait qu’il s’attendait à des confirmations sur les mesures entreprises pour :
– le projet de devancer l’entrée du Club de Golf de Laval-sur-le-lac;
– la clôture anti-inclusion;
– la clôture des Bouleaux à la rue Les Érables.
– le détail de la cédule des travaux pour l’intersection Les Érables/Les Peupliers.
L’équipe du REM explique leur ouverture à l’idée du projet de devancer l’entrée du golf mais que des préoccupations de type opérationnelles sont toujours sous étude et qu’ils dépendent aussi de la Ville de Laval et du Club de Golf de Laval-sur-le-Lac. Les intervenants confirment qu’ils vont revenir à l’Association d’ici environ un mois à cet égard et qu’une autre rencontre serait prévue.
Monsieur Bovet revient sur le dossier de la coupe à blanc des mille arbres dans le secteur et qu’il insiste afin que ces arbres soient replantés en dedans d’un kilomètre.
Il est mentionné que c’est Monsieur Denis Fafard qui est le responsable de ce dossier à la Ville ainsi que Monsieur Nicolas Borne et qu’il serait souhaitable de les contacter.
Par la suite il est discuté qu’un décaissement important, soit sur près de 700 mètres, est prévu dans le secteur et que l’intersection des rues Les Érables/Les Peupliers sera fermée afin d’effectuer ces travaux.
Monsieur Bovet dit qu’il est impératif de connaître la cédule des travaux, et ce, avant le début de ceux-ci afin d’aviser les résidents de ces nombreux dynamitages et du bruit que tout ceci va générer afin de les prévenir en espérant que certains, dans leurs propres intérêts, puissent aller vivre ailleurs durant ces périodes intenses de travaux.
Il explique aux administrateurs qu’il fera le tour de tous les citoyens touchés par ces travaux pour leur expliquer que des arbres seront coupés et que des poteaux d’Hydro-Québec seront déplacés. Il mentionne aussi que des servitudes de construction ont fait l’objet de discussion et de l’importance de bien communiquer avec les résidents avant que ces derniers ne signent quelques documents que ce soit.
En terminant Monsieur Bovet revient sur l’importance d’informer les résidents d’ici le 15 mars 2022 pour les prévenir de la cédule des travaux. C’est un dossier chaud auquel il s’engage personnellement à poursuivre afin de continuer à minimiser l’impact du REM dans le secteur. A suivre.
- Présentation des États financiers au 31 décembre 2021; 6.1 Adoption de la Mission d’examen Dufour,Charbonneau,Brunet et Associés.
Monsieur Bovet passe en revue l’état des revenus et dépenses et le bilan du rapport de mission d’examen produit par la firme Dufour, Charbonneau, Brunet et Associés pour l’exercice financier se terminant le 31 décembre 2021.
Il se dit enchanté, que malgré que 2021 n’était pas une année de bottin sans revenu important de commandite pour l’Association que le rapport dégage de la profitabilité et un bilan positif.
Il remercie Madame Johanne Boivin pour sa contribution comme secrétaire trésorière et de ses efforts pour minimiser les frais de secrétariat; ceux-ci ayant diminué de 50%.
Monsieur Bovet demande s’il y a des questions et/ou commentaires à l’égard de ces états financiers. Dans la négative, Monsieur Dominic Bergeron recommande d’approuver ces États financiers secondé par Madame Emilie Caussignac. Adopté.
- Site Web; 7.1 Proposition de budget pour la refonte du site web; Francois- Hughes Liberge.
Monsieur Francois-Hughes Liberge explique la soumission reçue de Moskoo Media Design; une firme qu’il connaît et recommande hautement offrant des services intégrés de conception, production, média et communications. Il informe les administrateurs que le prix de 6930$ est le prix du marché et dit avoir comparé les deux soumissions soit avec celle de l’agence créative Vacarme qui s’élevait à près de 16,000$ et qu’il s’est assuré que tous les besoins et demandes de l’Association y figuraient.
Le mandat est de remettre le site web de l’Association au goût du jour, modifier sa structure pour avoir une plateforme interactive avec les membres pour les abonnements et qui intégrerait les communication avec le grand public.
Monsieur Francois-Hughes Liberge dit que le fournisseur est flexible aux changements et que la priorité est d’avoir un site facile à manipuler et que l’Association soit autonome à gérer le site par elle-même. L’idée est de conserver le mème hébergement.
Monsieur François Bovet dit être ouvert à cette dépense seulement si ces investissements comportent de larges avantages pour la gestion des membres ainsi que la diminution des frais de communication et de secrétariat avec la communauté.
Monsieur Dominic Bergeron explique que l’atout sera aussi d’avoir une plateforme plus interactive qui démontre la vie du quartier. Monsieur Bovet dit qu’il sera important d’y démontrer le calendrier des activités du quartier.
Monsieur Robert Bibeau questionne le prix et pourquoi cette refonte du site web?
Monsieur Francois-Hughues Liberge dit que c’est devenu un mal nécessaire d’améliorer le site pour faciliter la gestion des membres mais que la base est conservée. Il dit vouloir suivre les travaux de près et qu’ainsi probablement du temps sera sauvé et pourra contribuer à amoindrir la facture finale.
Monsieur Marco Santoriello corrobore que le prix est celui du marché car il a fait un travail similaire au sein de son entreprise et que ceci lui a coûté 8700$.
Monsieur Dominic Bergeron dit qu’il faut aussi prévoir une formation de deux personnes de l’Association pour des fins de manipulations du site.
Monsieur Louis-Martin Beaumont demande quel sera le coût des licences?
Monsieur Robert Bibeau dit qu’il paie actuellement le coût des licences et que c’est minime.
Monsieur Bovet demande aux administrateurs de se prononcer sur ce projet et d’approuver cette dépense. Monsieur Louis-Martin Beaumont propose secondé par Monsieur Francois Bovet. Adopté.
- Calendrier d’évènements Laval-sur-le-Lac 2022; 8.1 Présentation du calendrier d’évènements 2022; Dominic Bergeron.
Monsieur Dominic Bergeron explique le calendrier des événements 2022 travaillé par le sous-comité et propose un plan de commandite qui doit être étudié et approuvé. Il dit, en tant que responsable du comité, vouloir dynamiser le quartier et aussi dégager le président.
Il explique les 6 évènements prévus au calendrier en 2022 soit :
. Le concours de la maison la mieux décorée prévue pour le 1er décembre;
. Le concours de la maison la mieux fleurie prévue pour le ler mai;
. La fête pour les jeunes familles avec la Cabane à sucres le samedi de Pâques;
. La soirée Jazz sous les étoiles prévue au Club de Golf de Laval-sur-le-Lac en Juin;
. La Fête Champêtre annuelle pour tous les citoyens le 27 août;
. La soirée Halloween prévue avec des amusements le 31 octobre;
Il explique que le document présenté au conseil d’administration comporte tous les détails malgré que certains restent à confirmer ainsi que les plans de commandites. Son objectif est de donner son aval à une activité en autant que celle-ci soit auto financée par les commanditaires.
Monsieur Louis-Martin Beaumont confirme que le plan des évènements consiste à arriver à un coût zéro.
Monsieur Bovet remercie Monsieur Dominic Bergeron de ce vent de fraîcheur et que c’est bienvenu. Il dit que toutes ces activités sont réalisables et adaptées au quartier. Il dit cependant d’être prudent et s’assurer que ce soit à un coût zéro pour éviter tout déficit puisque l’Association vit de ses revenus de commandites bottin.
Il suggère d’y aller progressivement et de ne pas oublier l’AGA et que tout ceci suscite du temps de secrétariat et de coordination.
Il termine en disant qu’il souhaite cette vie de quartier et que tout est une question de commandite. Il réitère que seulement pour la Fête Champêtre des citoyens, ceci requiert l’équivalent d’une semaine de travail et d’appui du secrétariat. Il dit aussi de s’assurer que ce ne soit pas trop lourd pour le comité organisateur.
Monsieur Francois-Hughes Liberge dit que cela fera un beau lien avec la refonte du site web et que tout sera maximisé sur la plateforme.
Monsieur Bergeron termine en disant que le modus operandi est de finaliser les coûts des activités afin que ceux-ci soient défrayés par les commandites. Il demande s’il a le feu vert pour poursuivre les démarches?
Monsieur Louis-Martin Beaumont dit que d’après lui plusieurs personnes du quartier vont vouloir s’impliquer et que cela sera fort intéressant.
C’est alors que Monsieur François Bovet propose à coût nul ce projet et que Monsieur Robert Bibeau seconde afin que le projet puisse aller de l’avant. Adopté et A suivre.
- Membership/bottin; Mise à jour des dossiers; Johanne Boivin 9.1 Informations à jour et prochaines étapes.
Membership;
Madame Johanne Boivin informe les administrateurs qu’en date du 2 février 2022, 49 membres ont cotisé en 2022 dont 38% ont payé par virement interact. Elle confirme également qu’un envoie postal de 243 lettres, incluant fiche imprimée du membre, lettre de sollicitation et enveloppe retour, a été effectué les 28-29 janvier 2022 dans l’espoir de susciter davantage d’adhésions.
Monsieur François Bovet demande ce qui a été prévu pour les résidents des condominiums et qu’il mentionne qu’il peut parler à Monsieur Michel Champoux du syndicat.
Monsieur Dominic Bergeron dit qu’il va lui faire parvenir les quatre adresses courriels des responsables des syndicats afin de pouvoir trouver la façon de distribuer les lettres.
Monsieur Bovet dit en terminant qu’une réunion pourrait être faite vers la fin février afin d’avoir un nouveau décompte des cotisations et qu’à la suite de celui-ci, une répartition par rues serait faite pour les administrateurs afin de solliciter par téléphone les résidents.
Bottin;
Madame Boivin confirme que toutes les commanditaires du bottin ont été facturées pour une somme de 7850$ à ce jour. Elle questionne si c’est confirmé de facturer M. Dupras pour une page à 1100$? Également, elle confirme qu’elle a facturé le même montant à l’entreprise Néons enseigne, par transparence aux autres annonceurs, pour le même format de publicité soit 1100$ et non pas 600$.
Finalement, elle confirme qu’elle a facturé un nouvel annonceur soit Déneigement JPJ au coût de 350$ pour une demie-page, commanditaire sollicité par Monsieur Marco Santoriello.
Monsieur Bovet confirme qu’il a reçu la confirmation du Club de Golf de Laval-sur-le-Lac pour 1/2 page noir et blanc ainsi que la publicité de Madame Sauvé. Il dit vouloir relancer la pharmacie Jean-Coutu mais qu’il ne réussit pas a rejoindre Monsieur Charbonneau.
Monsieur Louis-Martin Beaumont propose de le rejoindre.
Madame Emilie Caussignac dit ne pas avoir réussi à rejoindre Abattage Expert Rive-Nord et qu’on doive décliner selon Monsieur Bovet.
Madame Boivin dit qu’elle procédera aux autres facturations et qu’elle tiendra informés les administrateurs de l’évolution des abonnements également.
- Révision des règlements d’urbanisme de Ville de Laval. 10.1 Mise à jour de la situation et prochaines étapes.
Monsieur Bovet confirme que rien n’avance dans ce dossier depuis les élections. Il demande à Madame Boivin d’envoyer un courriel à Monsieur Borne pour en savoir un peu plus sur l’état de la situation et l’échéancier.
- Sécurité du secteur 11.1 Mise à jour et prochaines étapes.
Monsieur Guillaume Labreque dit qu’il n’a pas de nouvelle et qu’il va relancer Ville de Laval.
Monsieur François Bovet dit que les lumières se changent dans le quartier lentement et que les rues se font graduellement. Il dit vouloir relancer Ville de Laval.
Monsieur Louis-Martin Beaumont demande s’il n’y aurait pas de possibilité d’avoir des lumières comme celles installées près des condominiums.
Monsieur Bovet dit vouloir avoir de la lumière dans une première phase avant de demander de l’éclairage plus sophistiqué.
Il dit que la sécurité semble calme sans vague de vol et peu d’auto se retrouvent au
curling ou dans le stationnement de la rue Les Peupliers puisqu’il est inexistant.
Monsieur Dominic Bergeron demande d’avoir des caméras au curling?
Monsieur Bovet dit qu’il dressera la liste de toutes les demandes du quartier prochainement et exercera de la pression à Ville de Laval.
- Les Espaces verts
12.1 Mise à jour et prochaines étapes.
Mme Amélie Caussignac dit vouloir réaliser le plan de plantation, qui avait été mis sur pause en 2021, et qu’elle s’offre toujours pour fleurir les platebandes.
- Constructions neuves;
13.1 Mise à jour et constatations tour de table.
Monsieur Bovet dit qu’il n’y a rien a signaler pour le moment et qu’il s’assure que les permis soient levés d’avance.
Également il mentionne qu’à deux endroits des commerces sont exercés :
– sur la rue Les Chênes (Famille Duquette) mais que seulement 2 personnes y travaillent;
– sur le rue Les Érables (maison en face du traversier) font le commerce d’import/export. Ceci est pour lui plus préoccupant. Monsieur Bovet dit qu’il est primordial de s’opposer à tout genre de commerce.
- Arche;
14.1 Mise à jour et prochaines étapes.
Monsieur François-Hughes Liberge dit que la lettre est prête mais qu’ils sont dans l’attente d’un conseil d’administration.
Monsieur Dominic Bergeron demande si on peut cacher la pompe devant les condos?
Monsieur Bovet dit qu’il va s’occuper de contacter le golf puisque c’est sur leur terrain et pousser pour faire avancer ce dossier
Monsieur Robert Bibeau dit qu’on pourrait mettre des blocs de ciment.
- Varia;
15.1 Prochain CA
Monsieur Bovet demande que le prochain conseil d’administration sot le 6 avril à 20h.
Il réitère que d’ici-là, les communications se feront par courriels.
- Levée de la réunion.
Avant la levée de la réunion, Monsieur Bovet informe les administrateurs qu’il a communiqué avec Madame Nathalie Maréchal qui avait posé sa candidature au poste de secrétaire trésorière. Il lui a expliqué que pour L’Association et son conseil d’administration, sa candidature présentait un conflit d’intérêt étant un agent immobilier dans le secteur.
Il incite également les administrateurs à solliciter leurs contacts afin de trouver d’ici le 1er mars une personne qui pourrait combler le départ de Madame Johanne Boivin au poste de secrétaire trésorière prévu fin mars. Il réitère que ce poste est l’équivalent de deux jours semaine et qu’il trouve important que la personne soit du quartier.
Monsieur Dominic Bergeron demande si nous devons établir un profil et qu’il peut se référer au ressources humaines de son entreprise?
Madame Caussignac dit que des jeunes femmes de Louisibourg pourraient être intéressées et qu’il faille les contacter.
Monsieur Bergeron demande à Madame Boivin quelle est la date ultime et sa réponse est le 25 avril compte tenu de son déménagement et du chantier des travaux de sa nouvelle propriété.
A 22h00 Monsieur Bovet remercie les administrateurs de leur temps et dit qu’une autre rencontre se fera d’ici deux semaines. Il demande la levée de l’assemblée qui est proposé par Monsieur Louis-Martin Beaumont et secondé par Monsieur Marco Santoriello. Adopté.
Approuvé par le conseil d’administration de l’Association de citoyens de Laval-sur-le-lac et signé par votre président François Bovet.